Analisis Pengadaan pada BLK

Pada sebagian besar perusahaan, khususnya perusahaan yang bergerak di bidang retail ataupun wholesaler, tentunya aktifitas pengadaan merupakan aktifitas yang memiliki peran yang sangat signifikan demi keberlangsungan bisnis yang dijalani. Hal ini dikarenakan, seluruh barang yang dijual oleh mereka didapatkan dari aktifitas pengadaan itu sendiri. Dan tentu saja aktifitas pengadaan ini juga dianggap penting oleh pihak BLK. Setiap harinya, di bagian gudang tidak pernah sepi akan kedatangan para sales dari berbagai macam supplier BLK. Para sales tersebut harus datang langsung ke BLK untuk memasok barang-barang miliknya. Hal ini dikarenakan, aktifitas pengadaan yang ada di BLK semuanya masih dilakukan secara manual.

Proses Pengadaan

Dari pemaparan yang telah disampaikan oleh Bapak AJ, beliau menjelaskan bahwa aktifitas pengadaan masih dilakukan secara face-to-face dengan pihak supplier ataupun via telepon. Pada postingan sebelumnya (re: Alur Supply Chain pada Supermarket BLK) pun telah dijelaskan alur mulai dari pihak sales datang ke BLK hingga barang yang dibeli oleh pihak BLK terdisplay di rak-rak yang ada. Dimana jika pihak supplier ingin memasok barang ke pihak BLK, bagian sales dari perusahaan mereka harus datang langsung dan melakukan deal pembelian dengan Pak AJ, dan jika telah terjadi persetujuan, maka barang yang dipesan oleh Pak AJ akan dikirim besok harinya. Pembuatan Purchase Ordernya pun masih sangat manual, dengan dituliskan pada nota-nota yang nantinya akan disimpan oleh Pak AJ dan pihak sales. Pada saat kami melakukan survey pun, diatas meja kerja milik Pak AJ banyak nota-nota PO. Tidak hanya melalui face-to-face, jika sales tidak datang ke BLK namun pihak BLK ingin membeli barang dari supplier tersebut, maka dilakukan order via telepon. Dengan melakukan order via telepon ini, lebih praktis dan tidak perlu memakan waktu lama untuk menunggu sales datang ke BLK.

Mengapa semuanya masih manual? Apa tidak repot dan ribet? Namun dari penuturan Pak AJ sendiri, beliau mengatakan bahwa beliau nyaman dengan aktifitas pengadaan yang dilakukan seperti itu. Karena beliau ingin melakukan komunikasi secara langsung dengan pihak supplier agar nantinya tidak terjadi misunderstanding dan pemahaman menjadi lebih baik satu sama lainnya. Lalu bagaimana dengan nota-nota PO yang banyak dan menumpuk tersebut? Apakah tidak repot untuk mendokumentasikan seluruh nota-nota tersebut? Apalagi mereka melakukan pengadaan hampir setiap harinya. Namun dijawab santai pula oleh Pak AJ bahwa ada bagian tersendiri yang mengurus masalah dokumentasi dari nota-nota tersebut. Semuanya tidak dikerjakan sendiri oleh Pak AJ. Namun tetap, menurut kelompok kami, terjadi banyak ketidak-efesiensi-an dari proses bisnis yang dijalani oleh BLK tersebut. Pertama, pengadaan yang dilakukan masih sangat tradisional, dengan face-to-face seperti itu, kami merasa waktu yang dibutuhkan sangat lama, sama sekali tidak efisien, belum lagi banyak sekali sales yang mengantri untuk bertemu dengan Pak AJ, sehingga sales tersebut harus mengantri sangat lama untuk akhirnya dapat melakukan deal dengan Pak AJ. Menurut kami , masih sangat kurang adanya efisiensi pada aktifitas pengadaan ini. Belum lagi banyaknya resource yang dibutuhkan untuk menghandle berbagai macam hal mengenai pengadaan ini, karena sifatnya yang masih tradisional dan membutuhkan banyak pihak untuk menghandle. Manager purchasing saja ada beberapa orang yang dibagi untuk pembelian produk-produk tertentu. Dan mereka masih belum memiliki kesadaran akan pentingnya IT yang dapat menjadikan proses bisnis mereka menjadi lebih efektif dan efisien.