Fitur 4 : Menu Purchasing

Seperti yang telah dijelaskan pada postingan sebelumnya, pada menu ini terdapat ditur inti dari sistem informasi yang kami buat, yaitu dengan adanya Create Purchase Order(PO). Create Purchase Order ini tidak murni di TI-kan, melainkan masih menyesuaikan dengan sistem Purchase Order manual milik BLK (penggunaan Nota). Perbedaannya terletak pada penggunaan database. Meskipun sama-sama menggunakan Nota, namun data Purchase Order yang ada pada nota tersebut akan tersimpan pada database. Penjelasan mendetail mengenai fitur ini akan dijelaskan sebagai berikut.

 

Seperti yang telah dijelaskan pada postingan sebelumnya, pada menu ini terdapat ditur inti dari sistem informasi yang kami buat, yaitu dengan adanya Create Purchase Order(PO). Create Purchase Order ini tidak murni di TI-kan, melainkan masih menyesuaikan dengan sistem Purchase Order manual milik BLK (penggunaan Nota). Perbedaannya terletak pada penggunaan database. Meskipun sama-sama menggunakan Nota, namun data Purchase Order yang ada pada nota tersebut akan tersimpan pada database. Penjelasan mendetail mengenai fitur ini akan dijelaskan sebagai berikut.

Jika Manager Purchasing BLK akan melakukan Purchase Order, tak perlu lagi harus memanggil Supplier untuk datang ke BLK dan menuliskan pesanan pada Nota, kemudian memberikannya pada Supplier. Dengan menu Purchasing, kegiatan Purchasing akan lebih  mudah dilakukan. Setelah masuk kedalam menu Purchasing, akan disajikan dengan form-form yang harus diisi berkaitan dengan Purchase Order.

Field Tanggal akan terisi otomatis sesuai dengan tanggal hari dilakukannya PO. ID Supplier isikan ID supplier yang menjadi supplier dari barang yang akan di pesan. Begitu ID Supplier diisi, maka Nama Supplier akan terisi secara otomatis. Jika Supplier sepakat untuk melakukan pengiriman Purchase Order via e-mail, maka field email pada form Purchase Order akan otomatis terisi alamat email supplier tersebut. Jika Supplier sepakat untuk melakukan pengiriman Purchase Order via SMS, maka No.HP pada form Purchase Order akan otomatis terisi no.HP supplier tersebut. Kemudian isikan ID Barang. Saat ID Barang terisi, Nama dan kategori barang akan otomatis terisi. Lalu dapat dilanjutkan dengan mengisi Kuantitas Pesanan dan Term Pembayaran.

Setelah semua Form terisi, kita dapat mengirimkan form Purchase Order ini dengan klik Send. Jika form Pruchase Order akan dikirim pada Supplier yang pengirimannya via email, maka detail pada form ini akan diconvert kedalam sebuah Nota dengan format file .pdf yang otomatis ter-attach pada email dan terkirim ke Supplier. Jika akan dikirim pada Supplier yang pengirimannya via sms, maka detail pada form ini akan diconvert kedalam format SMS dan dikirim ke Supplier. Bersamaan itu juga nota tersebut akan tercetak (print) untuk arsip BLK dan berguna untuk pengecekan barang yang datang nanti. Isi Purchase Order dalam form tersebut juga otomatis akan tersimpan pada Database. Jadi meskipun misalkan Nota tersebut hilang baik pasca maupun pra Purchase Order, BLK masih memiliki datanya yang tersimpan di Database.