Analisis Peramalan pada BLK

Sebagai sebuah supermarket yang menyediakan berbagai macam jenis produk dengan berbagai macam jenis merek, BLK tak lepas dari kegiatan peramalan. Peramalan yang dimaksud dalam kasus ini adalah peramalan permintaan pelanggan terhadapat barang-barang yang dijual oleh BLK. Dengan melakukan peramalan permintaan pelanggan ini, nantinya hasil peramalan tersebut dapat dijadikan rekomendasi bagi BLK untuk melakukan persiapan guna menghadapi permintaan tersebut, misalkan saja melakukan persiapan pengadaan dengan menyediakan stok barang sesuai dengan hasil peramalan permintaan yang dihasilkan.

 

Forecasting

                Umumnya, dalam melakukan peramalan, kita akan menggunakan suatu metode yang dapat membantu kita memperoleh hasil yang akurat dan dengan tingkat kesalahan yang kecil. Peramalan tersebut juga biasanya akan dibantu dengan bantuan tools agar lebih mudah perhitungannya. Dengan melihat pola data yang dimiliki misalkan data permintaan, kita mencari metode apa yang pas untuk pola data tersebut, kemudian kita meramalkan permintaan kedepannya.

                Pada BLK, peramalan ini dilakukan oleh bagian pengadaan. Menurut penuturan Pak AJ, beliau lah, selaku bagian pengadaan barang supermarket yang bertugas untuk melakukan peramalan barang-barang kebutuhan supermarket. Beliau menggunakan data permintaan pelanggan terhadap barang-barang yang dijual di BLK pada periode-periode sebelumnya, kemudian data-data itu beliau gunakan untuk melakukan peramalan permintaan pelanggan barang-barang yang dijual BLK untuk periode berikutnya. Sedangkan untuk peramalan permintaan pelanggan terkait dengan event-event tertentu seperti Lebaran, Natal atau bulan Ramadhan, pada periode berikutnya, Pak AJ melakukan peramalan dengan menggunakan data permintaan pada event tersebut di tahun sebelum-sebelumnya. Namun peramalan yang dilakukan ini tidak menggunakan teknik-teknik khusus peramalan. Semua dilakukan berdasarkan estimasi maupun perkiraan dari Pak AJ. Beliau juga tidak menggunakan tools khusus dalam melakukan peramalan tersebut. Tools yang ada hanya digunakan dalam hal pencatatan misalkan saja seperti Microsoct Excel Peramalan tersebut pun tidak sampai menghitung tingkat keakuratan hasil peramalan tersebut, sehingga tingkat kesalahannya belum pasti, dan kemungkinan salah peramalan/perkiraan pun semakin besar.

                Peramalan yang dilakukan BLK memang masih manual dan sederhana. Hal ini juga mengikuti keadaan BLK yang saat ini memang sebagian besar masih dijalankan secara manual. Peramalan masih mengandalkan insting perkiraan dari pihak yang bertanggung jawab. Estimasi atau pun perkiraan tersebut tidak ditinjau lagi apakah hasilnya memang akurat dan memiliki tingkat kesalahan yang kecil. Karena itulah kemungkinan terjadinya kesalahan juga besar. Jika sampai terjadi kesalahan, maka bisa berdampak ke hal-hal lain yang berhubungan dengan proses bisnis BLK itu sendiri. Peramalan yang demikian ini dinilai belum terlalu baik dan butuh perbaikan.

Sekian analisis kami tentang peramalan pada BLK. Apalagi yang akan kami jelaskan tentang BLK? Nantikan postingan kami selanjutnya :D.

Read more…

Analisis Pengadaan pada BLK

Pada sebagian besar perusahaan, khususnya perusahaan yang bergerak di bidang retail ataupun wholesaler, tentunya aktifitas pengadaan merupakan aktifitas yang memiliki peran yang sangat signifikan demi keberlangsungan bisnis yang dijalani. Hal ini dikarenakan, seluruh barang yang dijual oleh mereka didapatkan dari aktifitas pengadaan itu sendiri. Dan tentu saja aktifitas pengadaan ini juga dianggap penting oleh pihak BLK. Setiap harinya, di bagian gudang tidak pernah sepi akan kedatangan para sales dari berbagai macam supplier BLK. Para sales tersebut harus datang langsung ke BLK untuk memasok barang-barang miliknya. Hal ini dikarenakan, aktifitas pengadaan yang ada di BLK semuanya masih dilakukan secara manual.

Proses Pengadaan

Dari pemaparan yang telah disampaikan oleh Bapak AJ, beliau menjelaskan bahwa aktifitas pengadaan masih dilakukan secara face-to-face dengan pihak supplier ataupun via telepon. Pada postingan sebelumnya (re: Alur Supply Chain pada Supermarket BLK) pun telah dijelaskan alur mulai dari pihak sales datang ke BLK hingga barang yang dibeli oleh pihak BLK terdisplay di rak-rak yang ada. Dimana jika pihak supplier ingin memasok barang ke pihak BLK, bagian sales dari perusahaan mereka harus datang langsung dan melakukan deal pembelian dengan Pak AJ, dan jika telah terjadi persetujuan, maka barang yang dipesan oleh Pak AJ akan dikirim besok harinya. Pembuatan Purchase Ordernya pun masih sangat manual, dengan dituliskan pada nota-nota yang nantinya akan disimpan oleh Pak AJ dan pihak sales. Pada saat kami melakukan survey pun, diatas meja kerja milik Pak AJ banyak nota-nota PO. Tidak hanya melalui face-to-face, jika sales tidak datang ke BLK namun pihak BLK ingin membeli barang dari supplier tersebut, maka dilakukan order via telepon. Dengan melakukan order via telepon ini, lebih praktis dan tidak perlu memakan waktu lama untuk menunggu sales datang ke BLK.

Mengapa semuanya masih manual? Apa tidak repot dan ribet? Namun dari penuturan Pak AJ sendiri, beliau mengatakan bahwa beliau nyaman dengan aktifitas pengadaan yang dilakukan seperti itu. Karena beliau ingin melakukan komunikasi secara langsung dengan pihak supplier agar nantinya tidak terjadi misunderstanding dan pemahaman menjadi lebih baik satu sama lainnya. Lalu bagaimana dengan nota-nota PO yang banyak dan menumpuk tersebut? Apakah tidak repot untuk mendokumentasikan seluruh nota-nota tersebut? Apalagi mereka melakukan pengadaan hampir setiap harinya. Namun dijawab santai pula oleh Pak AJ bahwa ada bagian tersendiri yang mengurus masalah dokumentasi dari nota-nota tersebut. Semuanya tidak dikerjakan sendiri oleh Pak AJ. Namun tetap, menurut kelompok kami, terjadi banyak ketidak-efesiensi-an dari proses bisnis yang dijalani oleh BLK tersebut. Pertama, pengadaan yang dilakukan masih sangat tradisional, dengan face-to-face seperti itu, kami merasa waktu yang dibutuhkan sangat lama, sama sekali tidak efisien, belum lagi banyak sekali sales yang mengantri untuk bertemu dengan Pak AJ, sehingga sales tersebut harus mengantri sangat lama untuk akhirnya dapat melakukan deal dengan Pak AJ. Menurut kami , masih sangat kurang adanya efisiensi pada aktifitas pengadaan ini. Belum lagi banyaknya resource yang dibutuhkan untuk menghandle berbagai macam hal mengenai pengadaan ini, karena sifatnya yang masih tradisional dan membutuhkan banyak pihak untuk menghandle. Manager purchasing saja ada beberapa orang yang dibagi untuk pembelian produk-produk tertentu. Dan mereka masih belum memiliki kesadaran akan pentingnya IT yang dapat menjadikan proses bisnis mereka menjadi lebih efektif dan efisien.

Read more…

Analisis Pengendalian Permintaan dan Persediaan pada BLK

         Peramalan terhadap permintaan  suatu produk dapat membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengendalikan persediaan dalam inventory, hubungan yang sangat erat antara permintaan dan persediaan menimbulkan penanganan tersendiri dari permasalahan permintaan dan persediaan. Pada BLK, lokasi dimana kami melakukan survei terkait alur rantai pasok dan proses bisnis toko tersebut, kami mendapati beberapa penanganan yang dilakukan BLK dalam mengendalikan permintaan dan pesediaan. Berikut adalah pemaparannya.


               Telah diketahui sebelumnya bahwa proses bisnis dari BLK masing cenderung menggunakan cara conventional/manual yaitu memaksimalkan resource pegawai yang ada. Cara conventional ini juga digunakan dalam pengendalian permintaan dan persediaan, hanya beberapa faktor yang dibantu dengan TI semisal pencatatan penjualan yang tercatat dalam bentuk ms.excel. Pada toko BLK pengendalian permintaan dan persediaan disini sederhana, mengutip dari perkataan Pak AJ “disini perhitungan semacam itu kami buat simple aja, kami melakukan pengendalian permintaan dan persediaan berdasarkan data  penjualan bulan lalu serta pada event – event sejenis yang lalu” dari pernyataan diatas dapat dijabarkan dengan lebih seksama lagi bahwa BLK melakukan peramalan terhadap permintaan dan melakukan pemesanan persediaan berdasarkan data penjualan bulan sebelumnya, data penjualan ini biasanya di tulis per barang, sehingga dapat dengan jelas di prediksikan bulan depan untuk barang tersebut (ex: Susu D) harus menyediakan sejumlah peramalan yang dilakukan. Terkait event – event khusus semacam tahun baru, lebaran, imlek, natal atau semacamnya, Pak AJ mengatakan “permintaan pada event – event tersebut pasti meningkat dibandingkan hari biasa dan kami melakukan peramalannya tidak menggunakan data bulan sebelumnya, namun menggunakan data penjualan pada event sejenis tahun lalu” sehingga dengan peramalan demikian BLK dapat memperkirakan pembeli yang meningkat pada event tesebut. Tak lupa peramalan yang dilakukan itu jangan sampai malah menimbulkan naiknya persediaan.

Dari penjabaran diatas, kami mencoba untuk menyederhanakan sistem pengendalian permintaan dan persediaan sebagai berikut.

Ramalan Pengadaan terhadap Permintaan

                Selain itu, dalam melakukan pengendalian permintaan pelanggannya, BLK melakukan promosi melalui diskon-diskon beberapa barang yang dijual. Namun diskon yang dilakukan itu bukan semata-mata menghabiskan inventory atau menghabiskan barang yang mendekati masa kadaluarsanya, melainkan barang-barang tertentu saja. Biasanya, BLK akan melakukan kerja sama dengan supplier untuk melakukan event promosi atau diskon ini. BLK akan berdikusi masalah event promosi atau diskon ini dengan pihak supplier, membicarakan perjanjian harga, keuntungan dan lain sebagainya, jika sudah deal maka event promosi atau diskon itu dilaksanakan di BLK. Misalkan BLK akan mengadakan promosi minyak dengan merek F. Maka pihak BLK akan berdiskusi dengan supplier minyak F dimulai dengan obrolan santai sampai mendiskusikan event promosi tersebut. Jika kata sepakat sudah ditentukan, BLK dan supplier akan memulai event promosi.

                Untuk pengendalian persediaan, BLK memiliki gudang penyimpanan yang ada dibelakang supermarket. Keadaannya sudah cukup rapi dan tertata sesuai dengan jenis produk dan juga mereknya. Setiap ada barang yang datang akan segera diterima oleh petugas, diturunkan, dan dicek dengan nota pemesanan apakah sudah sesuai dengan yang dipesankan atau belum. Kemudian diserahkan ke petugas yang berkaitan dengan jenis barang yang datang itu untuk segera di tata. Namun untuk alur inventory, misalkan barang mana yang harus dikeluarkan terlebih dahulu untuk restock (penyusunan keluar masuknya barang) dan pengendalian barang terhadap tanggal kadaluarsa merupakan informasi pribadi perusahaan yang tidak dapat disebarluaskan.

Read more…

Analisis Perencanaan Aggregat pada BLK

          Perencanaan agregat merupakan sebuah kegiatan perencanaan secara kasar yang berhubungan dengan operasional perusahaan yang bertujuan untuk menentukan berapa banyak jumlah item secara keseluruhan pada jangka waktu menengah yaitu dari 3 sampei 18 bulan. BLK sendiri yang merupakan perusahaan retail, tentu juga memiliki perencaan agregat dalam menjalankan proses bisnisnya tersebut.

Perencanaan aggregat

Perencanaan agregat yang terdapat pada perusahaan BLK sendiri tidak dibagi secara langsung kepada kami. Namun melalui wawancara yang telah kami lakukan dengan pihak BLK, maka perencanaan agregat di BLK sendiri kurang lebih seperti yang akan paparkan berikut.

Karena perusahaan BLK memang belum menggunakan sistem yang berbasis TI, maka perencanaan agregat dilakukan oleh manager purhasing secara manual dengan menggunakan data yang dimiliki pada periode sebelumnya. Perencanaan agregat tersebut secara tidak langsung mengandalkan instinc dari sang manager purchasing, dimana dengan data periode sebelumnya yang ia miliki, ia membuat perencanaan agregat untuk item-item yang akan dijual di BLK.

Jumlah dry food, fresh food, pakaian, alat tulis dan lain sebagainya diperkiraan berdasarkan jumlah permintaan yang terjadi sebelumnya, event yang akan datang, dan bentuk penawaran seperti apa yang akan dilakukan oleh pihak BLK sendiri. Untuk penjualan dry food misalnya, kita ambil contoh keripik. Keripik sendiri masih memiliki banyak jenis dan rasa. Masing-masing jenis dan rasa pun memiliki penggemar masing-masing sehingga penentuan jumlah dari masing-masing jenis dan rasa keripik tersebut juga berbeda. Sedangkan untuk menghadapi event tertentu seperti natal, tahun baru, idul fitri atau hari besar lainnya, item-item yang berhubungan dengan event tersebut perencanaan harus tepat agar tidak mengecewakan pelanggan. Disini peran dari perencanaan agregat sang manager purchasing sangat menentukan kelancaran bisnis BLK, jika ia salah membuat perencanaan tersebut akan berpengaruh pada permintaan dan penawaran pada periode selanjutnya, mempengaruhi jumlah inventory, dan bahkan loyalitas pelanggan akan berkurang.

Begitulah analisis kami terhadap perencanaan agregat yang ada di perusahaan BLK. Untuk analisis aspek lainnya akan segera hadir pada postingan berikutnya! J

Read more…

Analisis Network pada BLK

Setiap perusahaan pastilah memiliki desain jaringan sendiri terkait dengan rantai pasok dari perusahaan. Dalam menentukan desain jaringan rantai pasoknya, terdapat beberapa keputusan-keputusan yang dihasilkan antara lain :

-    Keputusan tentang lokasi fasilitas produksi, gudang dan dimana akan membeli bahan baku

-    Peran fasilitas: apa peran tiap fasilitas? Proses apa yang dilakukan di setiap fasilitas?

-    Alokasi kapasitas: berapa besar kapasitas yang dialokasikan di setiap fasilitas?

-    Keputusan tentang aliran produk atau barang pada fasilitas-fasilitas tersebut

-  Alokasi pasar dan supply: pasar apa yang harus dilayani setiap fasilitas? Sumber supply mana yang harus memasok setiap fasilitas? 

- Keputusan outsourcing: apakah mengerjakan sendiri suatu kegiatan tertentu atau mensubkontrakkan ke pihak lain. 

Network dalam supply chain management

Sebagai sebuah Supermarket, pastilah BLK memiliki jaringan khusus terkait dengan rantai pasok yang berjalan di BLK. Hal ini berhubungan dengan proses bisnisnya yaitu  menyediakan berbagai macam produk demi untuk memenuhi keinginan pelanggan-pelanggannya. BLK sendiri menjual berbagai macam produk seperti Fresh Food, barang kebutuhan sehari-hari (seperti detergen, sabun, alat mandi, bumbu masakan, makanan ringan, roti), dan alat-alat rumah tangga. Selain itu BLK juga menyediakan pakaian, kosmetik, alat tulis, CD/kaset dan berbagai macam kebutuhan lainnya. Dengan banyaknnya jenis barang-barang tersebut, BLK juga menyediakan berbagai macam merk untuk masing-masing jenis barangnya. Dengan demikian perusahaan BLK pastilah memiliki banyak sekali supplier untuk barang-barang yang dijualnya dan tentu saja suppliernya berasal dari berbagai macam tempat.

Pak AJ, narasumber kami menjelaskan secara umum mengenai network yang ada di BLK. Dalam network nya terdapat supplier yang tersebar dimana-mana, BLK sendiri dan lalu langsung ke tangan konsumen. Hal ini dirasa tidak terlalu kompleks karena BLK tidak membuka cabang sehingga tidak ada alur yang mengharuskan BLK mengirimkan barangnya ketempat lain. Alur berhenti pada BLK itu sendiri untuk kemudian produk-produknya dibeli oleh kustomer. BLK juga tidak perlu menentukan harus membuka fasilitas (cabang) dimana lagi agar distribusinya hemat karena memang hanya ada satu BLK saja di Surabaya.

Dalam berhubungan dengan para supplier-nya yang banyak dan ada dimana-mana itu, BLK tidak menggunakan sistem khusus seperti pada, misalnya SAP yang mendata supplier-suppliernya. Pencatatannya masih dilakukan secara manual. Untuk berkomunikasi dengan supplier pun, BLK masih menggunakan fasilitas telepon atau bertatap muka langsung dengan supplier-nya. Penanggung jawab dari BLK sendiri dalam berhubungan dengan supplier pun dibagi-bagi. Narasumber kami, Pak AJ merupakan penanggung jawab untuk masalah barang supermarket seperti pengadaan termasuk juga berhubungan dengan suppliernya. Ada juga yang bertanggung jawab untuk barang berupa pakaian-pakaian, kosmetik, alat tulis dan lain sebagainya. Sehingga supplier-supplier dari masing-masing jenis barang langsung berhubungan dengan penanggung jawab sesuai dengan jenis barang yang menjadi tanggung jawabnya baik itu melalui telepon maupun tatap muka langsung.

Sekian analisis kami mengenai network yang ada BLK. Untuk analisis aspek yang lain, nantikan postingan kami berikutnya :D.

credit: http://cdn.transtutors.com/Assets/

Read more…

Alur Supply Chain pada BLK

Setelah kami melakukan wawancara terkait proses bisnis khusunya supply chain pada BLK, berikut adalah alur yang dapat kami resume dari supply chain BLK

Alur supply chain

Alur perjalanan barang mulai dari gudang sampai ter-display di toko BLK :

1.       Supplier datang untuk memberikan stok barang (stok barang untuk di-display di toko BLK dan stok yang diletakkan di gudang)

2.       Setelah memberikan stok barang, supplier akan diberikan bukti telah memberikan stok barang oleh pihak gudang

3.       Kemudian supplier akan membawa bukti tersebut ke pak AJ, dimana pak AJ akan mendata barang telah di stok oleh sales

4.       Kemudian pak AJ membuat PO (Purchase Order) yang diserahkan kepada supplier tersebut

5.       Dan besoknya barang dikirimkan ke toko BLK sesuai dengan PO yang telah dibuat

6.       Sampai di toko BLK barang diterima oleh gudang dan barang dimasukkan ke gudang

7.       Invoice yang asli dipegang oleh supplier dan yang copyan dipegang oleh pak AJ. Lalu invoice dikoreksi oleh pak AJ, dimana pak AJ mengecek harga barang jika terjadi kenaikan harga pada barang tersebut maka harga penjualan disesuaikan  dan jika harga barang tetap maka barang tersebut bisa langsung keluar untuk di-display di toko BLK

Selain alur supply chain diatas berikut adalah sekilas aktifitas yang ada pada toko BLK:

-          Dalam hal tempo penagihan untuk hasil penjualan barang, tergantung dari kesepakatan antara toko BLK dengan pihak supplier, tempo penagihan bisa 1 bulan, 14 hari, 21 hari dan ada yang cash.

-          Jika ada barang yang rusak maka barang bisa dikembalikan sesuai dengan perjanjian awal

-          Jika ada pihak yang ingin menawarkan barangnya kepada toko BLK maka contoh barang tersebut harus ditinggal dulu kemudian 2-3 hari akan ada keputusan apakah barang tersebut bisa di-display di toko BLK. Jika barang tersebut disetujui untuk di-display maka toko BLK akan menerapkan peraturan:

1.       Kalau barang tersebut dititipkan saja ke toko BLK untuk di-display, maka barang tersebut tidak dikenakan biaya masuk

2.       Kalau  barang tersebut merupakan barang yang kredit atau tempo maka dikenakan biaya masuk per item

-          Pencatatan stok yang ada di gudang toko BLK sudah menggunakan komputer untuk menginputkan data-data barang.

-          Toko BLK belum menggunakan sistem khusus dalam aktifitas distribusi barang dimana masih menggunakan bantuan ms. Excel

-          Dalam melakukan order barang toko BLK biasanya menghubungi supplier via telepon, masih belum menggunakan email, karena pak AJ merasa lebih nyaman jika langsung berinteraksi dengan supplier

-          PO (Purchase Order) yang dibuat toko BLK masih manual menggunakan nota

-          Sudah tersedia integrasi antara kasir dengan inventory(gudang), hal ini ditandai dengan adanya barcode yang dapat mengidentifikasi apakah barang tersebut telah terjual atau tidak.

-          Supplier mengirim barangnya secara periodik (intensitas supplier mengirim tergantung dari banyak tidaknya customer yang membeli produk tersebut

-          Adanya potongan harga di BLK dengan cara pihak BLK bekerja sama dengan supplier dalam menentukan diskon harga

-          Strategi BLK dengan mengadakan promo adalah bukan hanya barang yang ada promo nya yang terjual habis tapi targetnya pemenuhan basket (keranjang) customer, sehingga harapannya customer tidak hanya membeli barang yang ada promo tetapi juga membeli barang yang lain sampai basket (keranjangnya) penuh.

-          BLK jarang melakukan cuci gudang (menghabiskan stock barang) karena perputaran barang di BLK cepat sehingga tidak sampai kelebihan stok

-          Stock opname di BLK dilakukan satu tahun sekali dikarenakan aktifitas di BLK masih cenderung manual

-          Untuk saat ini BLK beranggapan menggunakan sistem yang mudah saja yang penting barang selalu ready dan pelanggan senang (untuk menjaga nama baik BLK)

Berdasarkan penjelasan terkait poin – poin diatas, dapat jelas terlihat proses supply chain dari BLK masih manual dan support dari TI hanya sederhana dengan menggunakan MS. Excel, lalu apakah BLK ada rencana untuk mengimplementasikan sistem TI?

Menurut Bapak AJ, pihak manajemen BLK sudah memiliki rencana , hal ini didasari ada kesadaran bahwa perkembangan TI semakin maju sehingga berusaha untuk pakai TI supaya tidak ketinggalan, kesadaran dengan komputerisasi maka SDM-nya bisa di manage (pekerjaan yang biasanya butuh SDM banyak dan waktu yang lama dengan pakai TI maka bisa dikerjakan dengan SDM sedikit dan waktu yang cepat namun karena SDM TI kami terbatas dan belum ada langkah kongkret mengenai pengimplementasian ini, serta proses bisnis manual yang berjalan masih lancar, maka pengimplementasian TI pada BLK belum terealisasikan...

Pemaparan diatas merupakan kesimpulan sementara kami, untuk penjelasan yang lebih rinci mengenai masing-masing bidang permasalahan yang terdapat di BLK, nantikan saja postingan kami selanjutnya! ^_^

Read more…

Akhir dari Pencarian :D

Dan akhirnya...

Perjalanan kami mencari perusahaan untuk studi kasus MRP terus berlanjut. Setelah ke LM yang secara garis besar sudah menerapkan MRP, kami kembali berkeliling untuk menemukan perusahaan lain. Dan bertemulah kami dengan Toko BNN.

Toko BNN merupakan swalayan yang berlokasi di Jalan Manyar Kertoarjo. Swalayan ini sudah berdiri selama 25 tahun, dan swalayan ini tetap ramai dikunjungi oleh masyarakat. Cuaca mendung saat itu tak memberhentikan kami untuk bekunjung ke BNN. Setibanya disana, kami sempat bingung harus menemui siapa untuk menanyakan hal yang berhubungan dengan rantai pasok di BNN ini. Lalu bertemulah kami dengan seorang bapak di bagian informasi. Kami langsung bilang bahwa kami akan melaksanakan survey mengenai penerapan manajemen rantai pasok di BNN. Beliau tidak bisa memberi ijin secara langsung, sehingga beliau menelpon ke bagian yang lebih berwenang.

Kami menunggu sambil mendengar pembicaraan beliau dengan bagian yang berwenang itu. Dan dari pembicaraan mereka, kami dapat langsung menangkap bahwa kami harus menyerahkan proposal pengajuan mengadakan survey terlebih dahulu. Kami mencoba menawarkan untuk menyerahkan surat ijin mengadakan survey kepada beliau, namun ternyata dengan surat saja tidak cukup. Dengan berat hati, bapak bagian informasi tersebut menolak kami untuk melaksanakan survey di BNN. Akhirnya, kami pun pulang dan melanjutkan perjalanan kami sebelum hujan mulai turun.

Setelah berputar-putar, kami menemukan tempat lagi yang menjadi calon perusahaan yang akan kita survey alur rantai pasoknya. Perusahaan itu adalah RBN. RBN merupakan toko yang menjual busana muslim untuk pria dan wanita mulai dari anak-anak sampai dewasa lengkap dengan berbagai macam aksesorisnya. Keadaan toko saat itu sedang tidak terlalu ramai sehingga kami dapat meminta waktu sedikit ke pekerja yang ada disana. Kami bertanya kepada siapakah kami harus menemui untuk melakukan survey tenang alur rantai pasok di RBN ini. Dihubungilah bagian tersebut dan kami langsung menemui beliau diruang staff di dekat gudang.

Beliau adalah Bapak AW, Sales Manager dari Toko RBN ini. Beliau menerima kami dengan senang hati dan senyum yang lebar. Langsung saja kami mengajukan pertanyaan-pertanyaan dan Pak AW bercerita. Dari yang kami tangkap, RBN sudah menerapkan MRP namun dengan skala sederhana. RBN sudah menerapkan TI dalam kegiatan rantai pasoknya. Sistem yang digunakan merupakan sistem yang di gunakan dari pusatnya Bandung sana. Sedangkan yang tersebar di wilayah-wilayah adalah sebagai user. Meskipun masih dalam skala yang sederhana, penggunaan TI tersebut sudah membantu mereka dalam melakukan aktifitas perusahaan sehari-hari

Selesai survey dengan Pak AW, kami sekelompok sempat mendiskusikan apakah kita akan menggunakan RBN untuk studi kasus kami. Setelah berdiskusi kami memutuskan mencari perusahaan lagi, karna di RBN sistemnya sudah dikendalikan dengan pusat sehingga kami tidak bisa mencari solusi untuk MRPnya. Kemudian, kami mencari lagi dan bertemulah kami dengan perusahaan BLK.

BLK merupakan swalayan yang sudah berdiri lama di daerah Ngagel. Kami tak langsung menemui orang yang bersangkutan. Kami menunggu sebentar sambil di bagian bergudangan dan kantor, sambil mengamati aktifitas mereka.

Kami duduk di kursi antrian sebelum bertemu dengan Pak AJ

Penyeleksian barang yang masuk di BLK oleh karyawan

Kami bertemu dengan manager Purchasing barang supermarket bernama Bapak AJ. Pak AJ menjelaskan kepada kami rantai pasok yang ada di BLK ini dan dari pernyataan Pak AJ, kami pun menemukan permasalahan rantai pasok yang harus diselesaikan…

Foto bersama dengan Pak AJ setelah wawancara singkat

Lalu permasalahan seperti apa sih yang sebenarnya ada di BLK? Temukan jawabannya di postingan kami berikutnya :D

Credit : picture retrieved from http://hovelingi.wordpress.com/2013/12/05/finally-a-reading-response-2/

Read more…

Awal Perjalanan Kami... :)

Selamat siang :)

Untuk postingan pertama ini, ijinkanlah kami memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kami adalah :

1.       Devita Swadani Dwi Nelasari (Devita) - 5211100006

2.       Yoshita Ayu Saraswati (Yoshita) - 5211100007

3.       Eka Novita Sari (Eka) - 5211100016

4.       Aditya Putra Prasetyo (Adit) - 5211100074

5.       Emilia Yulisita (Sita) - 5211100168

yang merupakan mahasiswa Jurusan Sistem Informasi ITS semester 5 yang tengah mengambil mata kuliah Manajemen Rantai Pasok. Terkait dengan tugas akhir (final project) untuk mata kuliah tersebut, yaitu mengidentifikasi permasalahan pada suatu perusahaan yang berhubungan dengan rantai pasok dan menawarkan solusi TI terhadap permasalahan tersebut, sebagai tahapan awal kami mulai merencanakan perusahaan mana yang akan dituju.

Supply Chain Management

Pada tahapan penentuan survey ke perusahaan yang akan dijadikan objek dalam final project kami, ada dua kandidat perusahaan, yang satu merupakan perusahaan retail dan yang satu lagi adalah perusahaan wholesale. Perusahaan retail yang menjadi salah satu kandidat ini terletak di daerah Mulyosari, yang merupakan salah satu retail yang sudah cukup dikenal dengan baik oleh warga sekitar daerah tersebut. Sedangkan untuk kandidat perusahaan yang lainnya, adalah salah satu perusahaan wholesale yang bisa dikatakan sudah cukup besar yang terletak di daerah Sidoarjo. Berdasarkan dua kandidat tersebut, setelah melakukan pertimbangan, akhirnya kami memutuskan untuk melakukan survey ke perusahaan wholesale tersebut karena salah satu anggota kelompok kami memiliki kenalan di perusahaan tersebut.

Perjalanan pertama pun dimulai, pada tanggal 10 Desember 2013, pada suatu siang yang panas, kami berangkat bersama menuju Sidoarjo setelah membuaat janji dengan tante Adit sebelumnya. Setelah menjalani perjalanan selama ±30 menit, sampailah kami pada suatu supermarket besar yang ada di Sidoarjo yakni LM (nama disamarkan). Setelah sampai di tempat, Adit menelepon tantenya yang merupakan salah satu manajer di supermarket tersebut untuk langsung melakukan wawancara. Kebetulan pada saat itu, tante Adit sedang ada meeting, jadi kami harus menunggu selama beberapa menit. Sembari menunggu, kami memutuskan untuk berjalan memutari supermarket tersebut. 

Kelompok kami mengitari produk-produk yang dipajang di wholesale tersebut

Tak lama kemudian, tante Adit menelepon dan meminta kami untuk menemuinya di bagian fresh food. Akhirnya kami dapat melakukan wawancara langsung dengan tante Adit, yang bernama Ibu SD yang merupakan Manajer bagian Purchasing. Dan dimulailah wawancara kami…

Penjelasan yang diberikan Ibu SD sangat lengkap dan jelas. Beliau menceritakan alur rantai pasok yang dimiiki oleh LM sendiri. Aliran rantai pasoknya berbeda antara pembelian fresh food dan dry food. Fresh food sendiri dipesan langsung setiap harinya untuk menjaga kesegaran dari bahan makanan. Namun pemesanan tersebut masih dilakukan via telepon. Hal ini dikarenakan para supplier fresh food yang bekerjasama dengan LM tidak tergabung dalam B2B pada sistem LM sendiri. Lain halnya dengan dry food, makanan-makanan dengan merk nasional tersebut dipasok dari supplier-supplier yang sebagian besar telah tergabung dalam B2B pada sistem yang dimiliki oleh LM. Selain itu, dalam strategi penjualannya, LM memiliki prinsip bahwa mereka akan terus menjaga harga dari barang-barang yang mereka jual agar harganya sama dengan harga pasar. Selain itu, karena mayoritas dari customer mereka adalah pihak Hotel, Restoran, dan Katering, mereka memiliki promo tersendiri bagi ketiga customer potensial tersebut yakni Horeka Deals. Dan dari penjelasan Ibu SD yang panjang mengenai rantai pasok yang ada dalam LM, kami menilai bahwa tidak terlalu banyak masalah yang dihadapi oleh LM. Ibu SD pun bercerita bahwa tidak banyak permasalahan yang mereka hadapi, terkadang hanya sekedar peletakan barang oleh customer yang tidak pada tempatnya sehingga jumlahnya beda dengan yang tercantum di sistem. Hal ini karena mereka telah difasilitasi sebuah sistem khusus untuk konsumsi LM sendiri yang diadaptasi langsung dari Korea yakni GMD. Sistem tersebut memang sudah dirancang khusus untuk kebutuhan LM sendiri, sehingga tidak perlu lagi membeli software dari pihak luar. Kami sempat ditunjukkan sistem tersebut, dimana supplier-supplier dari LM dapat dimudahkan jika bergabung dengan B2B yang dimiliki oleh sistem. Banyak keuntungan yang didapatkan oleh LM dan supplier jika bergabung dengan B2B, mereka dapat saling mengetahui informasi antar supplier serta informasi stok yang dimiliki oleh LM. Dan memang sangat terlihat bahwa sistem tersebut sudah bagus untuk menunjang kegiatan bisnis dari LM. 

Dan berikut adalah dokumentasi kami dengan Ibu SD :D

Perbincangan kami dengan Ibu SD

Setelah wawancara selesai, kami bingung… Kok LM sudah bagus sekali sistemnya? Lalu apa yang harus kami benahi lagi dari sistem tersebut???

Dan kami berkesimpulan bahwa memang LM merupakan wholesale yang besar, sudah sepantasnya mereka memiliki sistem yang bagus. Setelah itu kami memutuskan, bahwa kami membutuhkan “another journey” untuk menemukan perusahaan lain yang lebih kecil untuk dapat kami cari permasalahan rantai pasoknya dan kami berikan solusi TI yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. 

Lalu… kemana kami selanjutnya? Temukan jawabannya di postingan kami berikutnya ;) 


Credit : picture retrieved from http://blog.go2tigers.com/supply-chain-management-systems/

Read more…